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Fatturazione elettronica. Che stress!

Data

24 gennaio 2018

Inserito da

Studio Caggegi&Mazzeo

Categoria

Fiscalità

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a cura del Dott. Emanuele Caggegi

Indice:

Che cos’è la fatturazione elettronica?
Che vuol dire emissione delle fatture in formato elettronico?

Ma da dove nasce l’esigenza di adottare il meccanismo della fatturazione elettronica?

Quali sono le caratteristiche della fattura elettronica?

Che cos’è il Sistema di Interscambio?

Come si crea la fattura elettronica?

Chi può trasmettere la fattura elettronica?

Quali sono le operazioni da compiere per la fatturazione elettronica?

Che cos’è la conservazione sostitutiva?

Che cos’è la fatturazione elettronica?

Con il Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013, già dal 6 giugno 2014 è entrata in vigore la fatturazione elettronica, ovvero l’obbligo di emissione delle fatture in formato elettronico nei confronti della pubblica amministrazione, per prestazioni a queste fornite da imprese sia pubbliche che private.

Che vuol dire emissione delle fatture in formato elettronico?

Emissione delle fatture in formato elettronico non vuol dire certo l’invio della fattura mediante posta elettronica, bensì la trasformazione di quella cartacea in un formato riconoscibile dai software utilizzati dalla pubblica amministrazione che riceveranno la fattura con i dettagli della prestazione resa.

Ma da dove nasce l’esigenza di adottare il meccanismo della fatturazione elettronica?

La ratio della norma ricade, oltre in quella di complicare le cose con ulteriori adempimenti, nell’esigenza dello Stato di avere contezza in tempo reale del flusso di informazioni e del giro d’affari che coinvolge le imprese e gli enti pubblici, monitorando il corretto utilizzo delle risorse anche in un ottica di risparmio ed efficienza. Nulla di strano infatti che si sia prospettata l’ipotesi di applicare questo meccanismo di fatturazione elettronica non solo alle prestazioni rese nei confronti delle amministrazioni pubbliche, ma anche, nei prossimi anni, a tutti gli altri contribuenti.

Infatti, a cominciare dal primo gennaio 2017 anche le operazioni B2B, cioè tra soggetti privati titolari di partita IVA, potranno essere elettroniche, la cui opzione sarà vincolante dall'inizio dell'anno solare in cui è esercitata fino alla fine del quarto anno solare successivo e, se non revocata, si estende di quinquennio in quinquennio.
Si tratta dunque di una facoltà e non di un obbligo, obbligo che invece si estenderà dal primo luglio 2018 alle:

cessioni di benzina/gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori;
prestazioni rese da soggetti sub-appaltori della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto stipulato con una Pubblica Amministrazione.

Attenzione: dal dettato della Legge di Bilancio 2018, dal primo gennaio 2019 la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi che intercorrono tra soggetti passivi residenti/stabiliti in Italia.
Dal 2020 sarà poi estesa anche alle cessioni verso tutti gli altri soggetti privati.

Restano esclusi dalla trasmissione delle fatture in formato elettronico i contribuenti minimi e forfettari.

Sul sito dell'Agenzia delle Entrate è già disponibile il software applicativo per generare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche anche fra privati B2B, e raggiungibile da qui.

Con la diffusione della fatturazione elettronica infine, verrà abrogato lo spesometro.

Quali sono le caratteristiche della fattura elettronica?

La fattura elettronica ha un contenuto rappresentato in un file xml, l’unico formato accettato dal Sistema di Interscambio;

L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite dall’apposizione di una firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;

La corretta trasmissione della fattura avviene solo grazie ad un codice identificativo dell’ufficio destinatario del documento. Il codice può essere un CIG (codice identificativo di gara), oppure un CUP (codice unico di progetto in caso di fatture relative ad opere pubbliche).

La mancanza dei codici identificativi impedisce all’amministrazione pubblica di procedere al pagamento della fattura.

Che cos’è il Sistema di Interscambio?

Il Sistema di Interscambio è una piattaforma digitale che consente:

La trasmissione della fattura elettronica dal fornitore alla pubblica amministrazione;
La trasmissione delle notifiche alla pubblica amministrazione e al fornitore relative alle attività svolte;
Il monitoraggio da parte del Ministero dell’Economia e delle Finanze della finanza pubblica.

Come si crea la fattura elettronica?

Diversamente dalle normali fatture, per creare una fattura elettronica, da appositi software disponibili su diverse piattaforme di internet, bisogna prima acquistare dei pacchetti di fatture elettroniche oppure una fattura elettronica alla volta, il cui contenuto prevede informazioni da riportare obbligatoriamente in quanto rilevanti ai fini fiscali in base alla normativa vigente: ci riferiamo ai dati identificativi del fornitore, quelli dell’ente pubblico e il codice identificativo. In aggiunta a queste informazioni ve ne sono altre da inserire ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario.

In sostanza il contenuto della fattura elettronica è molto simile a quello di una normale fattura, con la necessità di attenersi ad un formato standard preimpostato e facilmente riconoscibile dal Sistema di Interscambio ai fini della sua trasmissione e validazione.

Chi può trasmettere la fattura elettronica?

I soggetti coinvolti nella fatturazione elettronica sono tre:

1. L’operatore economico, (il fornitore del servizio o della prestazione) cioè colui che effettua direttamente la fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione attraverso il Sistema di Interscambio e che dovrà avere cura di predisporre la fattura, firmare la fattura, inviare la fattura e monitorare l’esito della fattura, il tutto abilitandosi al servizio Entratel o Fisconline dell’Agenzia delle Entrate nel caso in cui decida di utilizzare questo canale, oppure senza necessità di abilitazione nel caso in cui decide di sottoscrivere un contratto con una delle tante aziende private che forniscono online il servizio di fatturazione e di conservazione sostitutiva;

2. L’amministrazione pubblica, che riceve la fattura in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio;

3. L’intermediario, vale a dire un Commercialista o altro soggetto abilitato che invia o riceve la fattura per conto dell’operatore economico o dell’ente pubblico secondo le stesse disposizioni previste per gli operatori economici in caso di invio, oppure per l’amministrazione pubblica in caso di ricezione.

Quali sono le operazioni da compiere per la fatturazione elettronica?

Le operazioni da compiere dal punto di vista degli operatori economici e degli intermediari che si cimentano ad inviare una fattura elettronica possono articolarsi in quattro fasi:

1. Predisporre la fattura o il lotto di fatture in un unico file compresso, nominandolo in maniera opportuna secondo le disposizioni del Ministero;

2. Firmare la fattura tramite un certificato di firma digitale che garantisce l’integrità delle informazioni contenute nella fattura e l’autenticità dell’emittente;

3. Inviare la fattura tramite posta elettronica certificata; oppure tramite il servizio web dell’Agenzia delle Entrate dopo aver richiesto l’abilitazione ai servizi telematici Entratel o Fisconline; oppure tramite il servizio SDIcoop-trasmissione accreditandosi tramite il Sistema di Interscambio mediante l’applicazione “Accreditare il canale” disponibile nella sezione strumenti del sito dell’Agenzia delle Entrate; oppure tramite il servizio SDIFTP che utilizza una modalità di trasferimento dati tramite protocollo FTP ma che richiede capacità di gestione, un centro di elaborazione dati e che si adatta a soggetti che movimentano elevati volumi di fatture (anche in questo caso occorre accreditarsi tramite il Sistema di Interscambio mediante l’applicazione “Accreditare il canale” disponibile nella sezione strumenti del sito dell’Agenzia delle Entrate); infine è possibile utilizzare il servizio SPcoop-trasmissione secondo le modalità definite dall’Agenzia per l’Italia digitale accreditandosi tramite il Sistema di Interscambio mediante l’applicazione “Accreditare il canale” disponibile nella sezione strumenti del sito dell’Agenzia delle Entrate.

4. Dopo l’invio della fattura sarà possibile monitorare l’esito, i messaggi, definire le autorizzazioni e la gestione degli incarichi.

La pubblica amministrazione dal canto suo dovrà:

Censire gli uffici destinatari;
Ricevere la fattura;
Esplicitare l’esito per la fattura;
Monitorare i file ricevuti.

Che cos’è la conservazione sostitutiva?

La fatturazione elettronica, anche se in formato digitale, necessita comunque di uno strumento di archiviazione e conservazione nel tempo di tutta la documentazione che viene trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio. La conservazione sostitutiva è dunque una particolare procedura informatica atta proprio a questo scopo, equiparando sotto certe condizioni i documenti cartacei con quelli elettronici, garantendo negli anni la validità del documento e la sua opponibilità ai terzi, consentendo enormi risparmi in termini di archiviazione, stoccaggio e stampa.

Oramai basta collegarsi ad internet per trovare diverse aziende che offrono questo servizio di conservazione sostitutiva oltre alla fatturazione elettronica, le quali, facendo sottoscrivere un contratto all’operatore economico, lo libera dagli obblighi e dalla responsabilità della tenuta dei documenti elettronici, quali sono le fatture appunto, fino a 10 anni così come previsto dal Codice Civile.